Học Excel - Bài 32: Lọc dữ liệu trong PivotTable

Cách lọc dữ liệu bảng Pivot Table không khó. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách lọc dữ liệu bằng Pivot Table trong Microsoft Excel đơn giản cho tất cả mọi người.

Pivot Table là một trong số những tính năng mạnh và hữu ích nhất ở Excel. Nó dễ sử dụng nên bạn có thể dùng một bảng PivotTable để lập báo cáo dữ liệu lớn chuyên nghiệp.

Bạn có thể nhóm dữ liệu theo danh mục, chia chúng theo năm & tháng, lọc dữ liệu bao gồm hoặc loại trừ danh mục, thậm chí cả vẽ đồ thị.

Pivot Table là gì?

Có lẽ bạn đang tự hỏi ý nghĩa và cách bảng này xử lý dữ liệu như thế nào? Bạn có thể nghĩ về bảng pivot giống như một báo cáo. Tuy nhiên, khác báo cáo tĩnh, nó mang tới một trình xem dữ liệu tương tác. PivotTable trong Excel cho phép bạn phân tích cùng một dữ liệu dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Từ đó, bạn dễ nhận được kết quả chính xác và toàn diện nhất.

Cách tạo bảng PivotTable không khó, việc lọc dữ liệu trên bảng này càng dễ hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

• Đầu tiên, bạn có thể chèn một hoặc nhiều slicer hơn để lọc dữ liệu hiệu quả và nhanh chóng. Các slicer có nút bấm riêng mà bạn có thể click để lọc dữ liệu. Chúng hiển thị cùng với dữ liệu của bạn. Nhờ đó, bạn luôn biết được trường nào được hiện hoặc bị ẩn trong PivotTable đã lọc.
• Thứ hai, bạn có thể áp dụng bộ lọc sang trường bất kỳ trong mục Row của PivotTable bằng AutoFilter. Những bộ lọc này sẽ hoạt động cùng slicer nên bạn có thể dùng một slicer để tạo bộ lọc cấp cao, rồi dùng AutoFilter để phân tích sâu hơn.
• Cuối cùng, bạn có thể thêm bộ lọc vào trường Filter của PivotTable. Thao tác này cho bạn tính năng tạo từng bảng tính PivotTable cho mỗi mục trong trường Filter.

Microsoft Excel cho Windows

Lọc dữ liệu trong PivotTable bằng slicer

1. Chọn ô bất kỳ trong PivotTable, rồi tới Pivot Table Analyze > Filter > Insert Slicer Slicer.
2. Chọn các trường bạn muốn tạo slicer. Sau đó, nhấn OK.
3. Excel sẽ đặt một slicer trên bảng tính cho từng lựa chọn bạn thực hiện, nhưng việc sắp xếp, chỉnh kích thước của chúng vẫn hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.
4. Click các nút slicer để chọn mục bạn muốn hiện trong PivotTable.

Lọc dữ liệu theo cách thủ công

1. Chọn hàng tiêu đề cột và click bạn muốn lọc.
2. Bỏ tích (Select All) và chọn box bạn muốn hiển thị. Sau đó chọn OK.

Microsoft Excel cho macOS

1. Click vào vị trí bất kỳ trong PivotTable để hiện các tab PivotTable (PivotTable Analyze và Design) trên ribbon.
2. Click PivotTable Analyze > Insert Slicer.
3. Trong box Insert Slicers, tích vào ô cạnh các trường bạn muốn tạo slicer.
4. Click OK. Một slicer hiện cho mỗi trường bạn đã tích trong box Insert Slicers.
5. Ở mỗi slicer, click các mục bạn muốn hiện trong PivotTable.

Mẹo: Để thay đổi cách hiển thị slicer, click slicer để hiện tab Slicer trên ribbon. Bạn có thể áp dụng một kiểu slicer hoặc thay đổi cài đặt bằng các tùy chọn tab khác nhau.

Những cách lọc dữ liệu PivotTable khác

Sử dụng bất kỳ tính năng lọc thay thế sau hoặc cùng với slicer để hiện chính xác dữ liệu muốn phân tích.

Lọc dữ liệu theo cách thủ công

1. Trong PivotTable, click mũi têntrên Row Labels hoặc Column Labels.
2. Trong danh sách nhãn hàng hoặc cột, bỏ tích (Select All) ở phía trên cùng của danh sách, rồi tích các mục bạn muốn hiện trong PivotTable.
3. Mũi tên lọc thay đổi theo icon này để chỉ bộ lọc được áp dụng. Click vào nó để thay đổi hoặc xóa bộ lọc bằng cách click Clear Filter From <Field Name>. Để xóa tất cả bộ lọc cùng lúc, click tab PivotTable Analyze > Clear > Clear Filters.

Dùng một bộ lọc báo cáo để lọc các mục

Bằng cách dùng một bộ lọc báo cáo, bạn có thể nhanh chóng hiển thị một bộ các giá trị khác nhau trong PivotTable. Các mục bạn chọn trong bộ lọc sẽ được hiện ở PivotTable, còn lại sẽ bị ẩn. Nếu bạn muốn hiện các trang lọc (tập hợp các giá trị khớp với những mục lọc báo cáo lựa chọn) trên từng bảng tính, bạn có thể chỉ định lựa chọn đó.

Thêm một bộ lọc báo cáo

1. Click vào vị trí bất kỳ bên trong PivotTable. Bảng PivotTable Fields xuất hiện.
2. Trong PivotTable Field List, click vào trường ở bên trong một vùng và chọn Move to Report Filter.

Bạn có thể lặp lại bước này để tạo nhiều hơn một bộ lọc báo cáo. Bộ lọc báo cáo hiện ở trên PivotTable nên cực dễ truy cập.

• Để thay đổi thứ tự các trường, trong Filters, bạn có thể kéo các trường tới vị trí bạn muốn hoặc click đúp vào một trường và chọn Move Up hay Move Down. Thứ tự bộ lọc báo cáo sẽ phản ánh trong PivotTable.

Hiển thị bộ lọc báo cáo trong hàng hoặc cột

1. Click PivotTable hoặc PivotTable liên kết với một PivotChart.
2. Click chuột phải vào vị trí bất kỳ trong PivotTable, rồi click PivotTable Options.
3. Trong tab Layout, chọn những tùy chọn sau:

1. Tại Report Filter > Arrange fields, thực hiện một trong số các tác vụ sau:
   • Để hiện bộ lọc báo cáo trong các hàng từ trên xuống dưới, chọn Down, Then Over.
   • Để hiện bộ lọc báo cáo trong các cột từ trái sang phải, chọn Over, Then Down.
2. Trong Filter fields per column, nhập hoặc chọn số các trường để hiện trước khi chuyển sang cột hoặc hàng khác (dựa trên cài đặt Arrange fields bạn chọn ở bước tiếp theo).

Chọn các mục trong bộ lọc báo cáo

• Trong PivotTable, click mũi tên thả xuống cạnh bộ lọc báo cáo.
• Chọn ô cạnh các mục bạn muốn hiện trong báo cáo. Để chọn tất cả, click ô cạnh (Select All). Bộ lọc báo cáo giờ hiện mọi mục được lọc.

Hiện các trang lọc báo cáo trên từng bảng tính

1. Click vào vị trí bất kì trong PivotTable (hoặc PivotTable liên kết của một PivotChart) có một hoặc nhiều bộ lọc báo cáo trở lên.
2. Click PivotTable Analyze trên ribbon > Options > Show Report Filter Pages.
3. Trong box Show Report Filter Pages, chọn một trường lọc báo cáo, rồi click OK.

Hiện 10 mục trên hoặc dưới

Bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc hiện 10 giá trị hay dữ liệu trên hoặc dưới đáp ứng những điều kiện cụ thể.

1. Trong PivotTable, click mũi tên cạnh Row Labels hoặc Column Labels.
2. Click chuột phải vào một mục trong lựa chọn, rồi click Filter > Top 10 hay Bottom 10.
3. Trong box đầu tiên, nhập một số.
4. Trong box thứ hai, click tùy chọn bạn muốn lọc. Excel có sẵn các tùy chọn sau:
   • Lọc theo số mục, chọn Items.
   • Lọc theo phần trăm, chọn Percentage.
   • Lẹo theo tổng số, chọn Sum.
5. Trong box tìm kiếm, bạn tùy ý tìm kiếm theo giá trị cụ thể.

Lọc theo lựa chọn để chỉ hiện hoặc ẩn các mục lựa chọn

1. Trong PivotTable, chọn một hoặc nhiều mục ở trường bạn muốn lọc theo lựa chọn.
2. Click chuột phải vào một mục trong lựa chọn, rồi click Filter.
3. Thực hiện một trong số các tác vụ sau:

• Để hiện mục lựa chọn, click Keep Only Selected Items.
• Để ẩn mục lựa chọn, click Hide Selected Items.

Mẹo: Bạn có thể hiện lại các mục bị ẩn bằng cách xóa bộ lọc. Click chuột phải vào một mục khác trong trường đó, click Filter, rồi nhấn Clear Filter.

Bật/Tắt các tùy chọn

Nếu muốn áp dụng nhiều bộ lọc trên mỗi trường hay không muốn hiện nút Filter ở PivotTable, dưới đây là cách bạn có thể bật hoặc tắt chúng.

1. Click vào vị trí bất kỳ trong PivotTable để hiện các tab tương ứng trên ribbon.
2. Trên tab PivotTable Analyze, click Options.

1. Trong box PivotTable Options, click tab Layout.
2. Trong vùng Layout, tích hoặc bỏ tích ô Allow multiple filters per field theo nhu cầu của bạn.
3. Click tab Display, rồi tích hoặc bỏ tích ô Field captions and filters để hiện hay ẩn chú thích trường và bộ lọc thả xuống.

Microsoft Excel cho Web

Bạn có thể xem và tương tác với PivotTable trong Excel Online, bao gồm một số bộ lọc thủ công và dùng slicer đã tạo trong app Excel cho desktop để lọc dữ liệu. Bạn sẽ không thể tạo các slicer mới trong Excel cho web.

Để lọc dữ liệu PivotTable, thực hiện một trong số các tác vụ sau:

• Để áp dụng bộ lọc theo cách thủ công, click mũi tên trên Row Labels hoặc Column Labels, rồi chọn bộ lọc bạn muốn.

• Nếu PivotTable của bạn đã có slicer, chỉ cần click vào mục bạn muốn hiện trong từng slicer.

Nếu cài Excel Desktop, bạn có thể dùng nút Open in Excel để mở workbook và áp dụng bộ lọc bổ sung hoặc tạo các slicer mới cho dữ liệu PivotTable.

Nhóm các trường liên quan lại với nhau

Bạn thường muốn nhóm các điểm dữ liệu cụ thể để người dùng cuối có thể hiểu cấu trúc dữ liệu tốt hơn. Là chuyên gia, bạn hiểu rõ dữ liệu và cách nó liên quan tới các danh mục lớn hơn. Ngược lại, người dùng cuối thường khó hiểu cách nhóm chúng trong bảng pivot.

Để đơn giản hóa quá trình này, bạn có thể dùng hàm Group để nhóm các danh mục phụ lại với nhau và đổi lại tên nhóm để tạo báo cáo tổng quan chi tiết.

1. Để tạo một nhóm, nhấn phím Ctrl và chọn nhiều mục trong danh sách. Click chuột phải vào trong bảng Pivot Table và click Group.
2. Excel tạo các nhóm mặc định mà bạn có thể chỉnh sửa bằng cách chọn nhiều mục. Sau khi các nhóm đã sẵn sàng, bạn có thể đổi lại tên nhóm như ý muốn.
3. Để loại bỏ nhóm, click chuột phải vào bảng pivot và chọn Ungroup.