Top 5 công cụ Microsoft phục vụ kinh doanh tốt nhất

Chúng ta từng biết tới Microsoft như một kho các công cụ phục vụ cho công việc văn phòng và soạn thảo văn bản. Nhưng ngoài tác dụng đó, hãng này còn có những công cụ khác phục vụ đắc lực cho công việc kinh doanh. Đó là những công cụ nào? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Skype for Business

Skype cho iOSSkype cho AndroidSkype cho Windows

Skype for Business trước đây còn có tên gọi khác là Lync. Từng được biết tới như một trong các công cụ chat và nhắn tin miễn phí tốt nhất, người dùng công cụ này giờ đây còn có thể sử dụng nó như một "phòng họp" thời công nghệ cao. Nhờ khả năng lọc âm và hỗ trợ hình ảnh cực tốt, chúng ta có thể cài đặt Skype và tạo một nhóm, thực hiện cuộc gọi video lên tới 250 người (điều kiện là cần có tài khoản Skype).

Phiên bản mất phí của Skype còn cho phép lên kế hoạch cho các cuộc họp trong Outlook bằng cách vào Appointment / Skype Meeting. Từ đây, một đường dẫn sẽ được tạo ra và toàn bộ người trong nhóm của bạn có thể click vào đó để tham gia trò chuyện với những người còn lại, dù họ đang ở bất kỳ nơi nào.

Bài tham khảo:

• Những thủ thuật Skype hay nhất
• Cách thêm mới bạn bè vào danh bạ trên Skype
• Một số lệnh hay dùng khi chat Skype

Nhấn vào Present để hiển thị màn hình máy tính của bạn (chia sẻ với người khác). Hoặc chọn biểu tượng dấu ngoặc đơn / Start Recording để tiến hành ghi âm cuộc trò chuyện, cuộc họp của bạn.

2. OneNote

OneNote cho Android OneNote cho iOSOneNote cho Mac

Là ứng dụng nổi tiếng với việc tạo ghi chú trên máy tính, OneNote là giải pháp hoàn hảo để thay thế Notepad++ và xứng đáng là cái tên đứng đầu danh sách các công cụ ghi chú tốt nhất hiện nay.

Khác khá nhiều với Word, OneNote cho phép người dùng tạo ghi chú nhanh (CTRL + N), khả năng vẽ, chụp màn hình, ghi chú bằng âm thanh, hình ảnh (Insert / Record Audio/Video)... là những điểm nổi bật khiến người dùng không thể bỏ qua. Không chỉ có thể, công cụ này còn có rất nhiều mẹo vặt thú vị khác như, sao chép và lưu trữ các đoạn văn bản có trong bức ảnh bất kỳ bằng cách nhấn chuột phải vào bức ảnh đó rồi chọn Copy Text from Picture.

3. Microsofr OneDrive

OneDrive cho Android OneDrive cho iOS OneDrive cho Mac

Nhắc tới OneDrive là nhớ ngay tới dịch vụ lưu trữ trực tuyến đang rất được yêu thích hiện nay. Cùng với Dropbox và Google Drive, đây được coi là một trong những công cụ lưu trữ online tốt và an toàn nhất Thế giới. Chỉ bằng vài thao tác đơn giản (Upload / Files), ngay lập tức chúng ta có thể sao lưu, up và đồng bộ dữ liệu từ máy tính vào OneDrive.

Nếu đang làm việc theo nhóm và cần chia sẻ dữ liệu chung, bạn có thể nhấn chuột phải vào file đó trên OneDrive và chọn tiếp Share để gửi cho những người khác. Ngoài việc có thể cài đặt OneDrive trên máy tính, công cụ này còn có rất nhiều phiên bản và hoạt động cực ổn trên hệ điều hành mobile.

Tuy nhiên, cũng cần nhớ, chúng ta cần có tài khoản OneDrive hoặc ít nhất là tài khoản Microsoft để có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất.

4. Microsoft SharePoint

SharePoint cho iOS

Có cảm giác không thân thiện và khó sử dụng hơn các phần mềm khác của Microsoft nhưng khi biết về SharePoint, bạn sẽ thấy đây là công cụ cực kỳ hiệu quả cho công việc của mình. Có thể hiểu nôm na, SharePoint giống như một mạng nội bộ được liên kết thông qua "đám mây" cho phép các nhóm tạo ra chính các trang web của họ và chia sẻ thông tin lên đó.

Với các chuyên gia thì SharePoint được coi là một hệ thống quản lý nội dung hoàn chỉnh và cực kỳ hiệu quả. Mọi thứ mà bạn làm việc trên đó có thể được tích hợp với các hình thức thăm dò, thông tin thành viên, thậm chí có thể lưu trữ và chia sẻ với những người khác.

Ngoài ra, nó cũng cho phép tải lên tài liệu ở các định dạng khác nhau, liên kết người dùng và thông báo các thay đổi nếu có.

5. Microsoft Teams

Được coi như sự kết hợp giữa các ứng dụng của hãng, điều này sẽ tạo nên một trung tâm cộng tác cho toàn bộ các thành viên, dù họ đang sử dụng bất kỳ sản phẩm nào của Microsoft. Hãy thử tưởng tượng đang sử dụng Word và ngay lập tức, bạn có thể đồng bộ, đăng nó lên tài khoản OneDrive của mình để lưu trữ.

Các kênh liên lạc (các teams) có thể tạo ra các chủ đề khác nhau để cùng tham khảo, bàn bạc, sử dụng thêm các hiệu ứng, biểu tượng cảm xúc hoặc thậm chí phân công công việc cho nhau mà không mất quá nhiều thời gian.