Mẫu bảng kê thanh toán công tác phí Biểu mẫu kế toán

Bảng kê thanh toán công tác phí mới nhất hiện nay là mẫu C17-HD được ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Mẫu bảng kê thanh toán công tác phí được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định hiện hành, tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước.

1. Bảng kê thanh toán công tác phí

BẢNG KÊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ

Tháng..........năm...........

Tổng số tiền (Viết bằng chữ):........................................

(Kèm theo.... chứng từ gốc: Vé, Giấy đi đường, Hoá đơn,...)

2. Cách lập bảng kê thanh toán công tác phí như sau:

[1] Tại mục A, mục B và mục C tương ứng với STT, Họ và tên và Đơn vị thì người lập Bảng kê sẽ ghi rõ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác: tên và đơn vị người đó dang công tác;

[2] Tại mục (1) Tiền vé tàu, vé xe, máy bay,…: Ghi cụ thể giá vé mà cán bộ, công chức, viên chức đã đặt phục vụ cho chuyến đi công tác;

[3] Tại mục (2) Tiền thuê phương tiện đi lại:

[4] Tại mục (3)- Phụ cấp lưu trú: căn cứ theo Điều 6 Thông tư 40/2017/TT-BTC để lập bảng

[5] Tại mục (4)- Tiền phòng nghỉ: căn cứ theo Điều 7 Thông tư 40/2017/TT-BTC để lập bảng đối với từng trường hợp.

3. Chứng từ thanh toán công tác phí có những giấy tờ nào?

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC, chứng từ thanh toán công tác phí có những giấy tờ như sau:

- Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

- Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

- Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện.

Đối với chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé hoặc vé điện tử phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác áp dụng trong trường hợp thanh toán chi phí đi lại theo thực tế.

- Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).

- Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).

Ngoài ra, hồ sơ thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác đối với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ phải bao gồm các loại chứng từ sau:

- Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

- Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).

4. Điều kiện nào để được thanh toán công tác phí?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, để được thanh toán công tác phí cần đáp ứng các điều kiện sau:

- Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.

- Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;

- Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC

Bên cạnh đó, các trường hợp sau đây sẽ không được thanh toán công tác phí được quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, bao gồm:

- Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức.

- Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học.

- Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác

- Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.