Hướng dẫn thiết lập và sử dụng Gmail ngoại tuyến từ A tới Z

Với sự phát triển như vũ bão của Internet hiện nay, đặc biệt là khi các mạng 3G, 4G, 5G đang dần trở nên phổ biến thì việc thường xuyên làm việc qua mạng là không thể tránh khỏi. Và bất kỳ người dùng nào thường xuyên làm việc qua mạng bằng email, thì đều biết rằng việc xử lý email sẽ phải yêu cầu có kết nối Internet hoạt động.

Tuy nhiên, với những sự cố đứt cáp thường xuyên xảy ra như hiện nay thì bạn sẽ không tránh khỏi những lúc kết nối mạng quá chậm, hoặc thậm chí là không thể truy cập email để làm việc. Vậy tại sao bạn không nghĩ tới việc thiết lập cho Gmail hoạt động ngoại tuyến? Chỉ với vài bước thiết lập như bài viết dưới đây, bạn có thể hoàn toàn truy cập vào tất cả email trong Gmail của mình vào bất cứ khi nào, kể cả không có kết nối Internet.

Điều này thực sự rất hữu ích, đặc biệt là khi bạn đang đi du lịch ở nước ngoài hoặc có thời gian ngồi trên máy bay khá lâu mà vẫn muốn công việc không bị đình trệ.

Lưu ý trước khi bắt đầu

Điều trước tiên bạn cần biết, Gmail Offline chỉ có thể hoạt động trên Google Chrome và bạn không nên cài đặt nó trên máy tính công cộng hoặc dùng chung, vì toàn bộ email sẽ lưu trữ trong bộ nhớ của trình duyệt. Nếu vì một lý do nào đó, bạn cần thiết lập Gmail Offline trên máy tính dùng chung hoặc công cộng, hãy đảm bảo là bạn sẽ xóa được dữ liệu ngay sau khi hoàn thành công việc của mình. Hướng dẫn xóa sẽ nằm ở phần cuối của bài viết này.

Điều thứ hai là: để thiết lập Gmail Offline trước hết bạn vẫn cần kết nối Internet để thiết lập nó có thể hoạt động ngoại tuyến. Sau khi thiết lập Gmail ngoại tuyến xong, bạn có thể duyệt email, tìm kiếm, lưu trữ hoặc xóa email. Thậm chí, bạn còn có thể soạn email và xếp nó vào hàng đợi, nó sẽ được gửi ngay khi có kết nối Internet trở lại.

Nếu đã chuẩn bị xong hết các bước trên, hãy bắt đầu vào việc chính thôi!

Hướng dẫn cách thiết lập Gmail Offline

Tải Gmail Offline

Trước khi bắt đầu thì bạn cần tải ứng dụng Gmail ngoại tuyến, nó chính là Add-on hoạt động trên trình duyệt Chrome (như chúng ta đã nói ở trên). Add-on này được cung cấp bởi https://mail.google.com/mail/mu nên bạn có thể sẽ khá yên tâm khi sử dụng nó. Link tải Gmail Offline App dưới đây:

Tải Gmail Offline

Sau khi mở link ứng dụng trên Chrome Web Store, kích vào Add to Chrome > Add app (hoặc Thêm vào Chrome > Thêm ứng dụng). Bước tiếp theo, nhập chrome://apps lên thanh địa chỉ của Chrome, tìm và mở Gmail Offline.

Cài đặt Add-on Gmail Offline lên Google Chrome

Thiết lập Gmail ngoại tuyến

Lần đầu tiên khi mở ứng dụng Gmail Offline, bạn sẽ được yêu cầu cho phép sử dụng email ngoại tuyến như hình dưới đây:

Thiết lập sử dụng Gmail ngoại tuyến với Gmail Offline

Trong giao diện thiết lập trên, chọn Allow Offline mail (hay Cho phép thư ngoại tuyến) sau đó nhấn Continue (Tiếp tục). Ứng dụng sẽ bắt đầu đồng bộ email để bạn có thể sử dụng offline.

Cấu hình Gmail Offline

Mặc định, ứng dụng sẽ chỉ đồng bộ hóa email từ tuần trước. Nếu bạn muốn đồng bộ các email cũ hơn, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt () ở góc trên bên phải màn hình. Tại đây, bạn có thể chọn để tải xuống email từ tuần trước, 2 tuần trước hoặc trong vòng 1 tháng. Nhấn Apply (Áp dụng) để lưu thay đổi.

Cũng tại cửa sổ thiết lập này, bạn có thể đặt cho phép tự động trả lời email trong 1 khoảng thời gian nhất định. Việc này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang có một kỳ nghỉ không muốn bị làm phiền nhưng khách hàng cũng không cảm thấy bị gián đoạn.

Vì đang cần sử dụng Gmail ngoại tuyến nên nhiều khả năng bạn khó có thể truy cập Internet (đặc biệt trong các kỳ nghỉ ở nước ngoài). Trong trường hợp đó, bạn nên thiết lập tính năng Vacation Responder (hay Tự động trả lời thư). Đây là cách mà bạn thực hiện nó:

• Chuyển phần Vacation Responder (hay Tự động trả lời thư) sang trạng thái ON.
• Chỉ định ngày bắt đầu và kết thúc. Thư sẽ tự động trả lời trong khoảng thời gian mà bạn thiết lập này.
• Nhập Tiêu đề (Subject) và Nội dung email (Message).
• Bật phần Only send a response to people in my Contacts (hay Chỉ gửi thư trả lời tới những người trong Danh bạ của tôi) lên trạng thái ON.
• Kích Apply (Áp dụng) để lưu các thay đổi.

Thiết lập thời gian tự động trả lời mail với Gmail Offline

Hướng dẫn truy cập và sử dụng Gmail ngoại tuyến

Để mở ứng dụng Gmail Offline, bạn nhập chrome://apps vào thanh địa chỉ của Chrome. Tìm và kích vào Gmail Offline hoặc nhanh hơn thì bạn có thể kéo thả ứng dụng này thẳng lên thanh Bookmarks của trình duyệt để có thể truy cập bất kỳ lúc nào cần.

Giao diện của Gmail Offline dựa theo giao diện của ứng dụng Gmail trên máy tính bảng. Nó có 2 khung làm việc với bên trái là liệt kê tất cả các email, bên phải là nội dung chi tiết của mail đang được chọn. Bạn có thể điều chỉnh tỷ lệ giữa 2 khung này bằng cách di chuột vào phần ngăn giữa 2 khung, kích chuột và kéo sang trái hoặc sang phải tùy ý.

Mở email theo thư mục

Để truy cập vào các thư mục khác, nhấp chuột vào icon 3 gạch ngang () ở phía trên cùng bên trái. Tại đây bạn có thể xem Sent Mail (Thư đã gửi), Drafts (Thư nháp), Trash (Thùng rác), Spam hay bộ lọc mail theo Labels.

Xem thêm các thư mục khác trên Gmail Offline

Tìm kiếm email trên Gmail Offline

Để tìm kiếm email trên Gmail Offline, bạn chỉ đơn giản là gõ thông tin cần tìm kiếm vào ô Search (hay Tìm kiếm) sau đó nhấn Enter.

Tìm kiếm dễ dàng trên Gmail Offline

Soạn thư Gmail ngoại tuyến

Để soạn một email mới, bạn nhấp vào nút màu đỏ có biểu tượng bút (). Sau khi nhập nội dung email và địa chỉ email của người nhận, nhấn nút Send (Gửi). Nếu máy tính đang có kết nối mạng, email sẽ được gửi ngay lập tức. Còn nếu email đang chưa có kết nối mạng, email sẽ được xếp vào hàng đợi và nó sẽ được gửi đi ngay khi máy tính có kết nối Internet trở lại.

Soạn và gửi thư ngoại tuyến với Gmail Offline

Trả lời và chuyển tiếp email trong Gmail Offline

Trong khung bên phải hiển thị nội dung của email đang được chọn ở bên trái. Nếu bạn muốn trả lời hoặc chuyển tiếp một email, chỉ cần kéo chuột tới cuối nội dung email. Tại đây bạn chọn Reply (để trả lời mail) hoặc nhấn Forward (để chuyển email này tới người khác).

Trả lời và Chuyển tiếp tin nhắn trên Gmail Offline

Lưu trữ và Xóa email

Bạn có thể lưu trữ (Archive) hoặc xóa (Delete) một email cụ thể bằng cách sử dụng các nút trên thanh trên cùng của mail. Để xem các tùy chọn bổ sung khác, nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên cạnh nút Delete.

Lưu trữ, xóa, gán nhãn... cho email trên Gmail Offline

Nếu bạn muốn xử lý nhiều mail cùng lúc, hãy chọn các email bằng cách sử dụng hộp kiểm được cung cấp ở đầu các email. Nhấp Archive (Lưu trữ) hoặc Delete (Xóa). Mọi hành động của bạn sẽ được đồng bộ với Gmail Online ngay khi máy tính có kết nối mạng.

Lưu trữ và Xóa nhiều email cùng lúc trên Gmail Offline

Xóa Gmail ngoại tuyến

Để xóa bỏ hoàn toàn Gmail ngoại tuyến khỏi Chrome, bạn sẽ cần phải thực hiện 2 bước. Thứ nhất là xóa bỏ hoàn toàn dữ liệu khỏi trình duyệt, để làm việc đó kích vào menu Cài đặt trên Chrome (biểu tượng ba chấm dọc) > kích vào Settings (Cài đặt).

Cuộn chuột xuống cuối trang thiết lập và chọn Advanced (Nâng cao). Điều hướng vào phần Content Settings > Cookies > See all cookies and site data > Remove all (hay Cài đặt nội dung > Cookie > Xem tất cả các cookie và dữ liệu trang web > Xóa tất cả). Hộp thoại xác nhận sẽ hỏi bạn có chắc chắn muốn xóa dữ liệu không, nhấn Clear all (Xóa tất cả) nếu chắc chắn bạn muốn xóa.

Xóa dữ liệu của Gmail Ngoại tuyến khỏi trình duyệt Google Chrome

Sau khi đã xóa xong dữ liệu lưu trên máy tính, bạn bắt đầu tiến hành xóa ứng dụng Gmail Offline. Để làm vậy hãy nhập chrome://apps vào thanh địa chỉ, kích chuột phải vào ứng dụng Gmail Offline trong danh sách, chọn Remove from Chrome (hay Xóa khỏi Chrome).

Xóa ứng dụng Gmail ngoại tuyến khỏi trình duyệt Chrome

Hạn chế của việc sử dụng Gmail ngoại tuyến

Nhược điểm rõ nét nhất mà bạn sẽ nhận thấy ngay là add-on Gmail Offline chỉ hoạt động trên Google Chrome. Mặc dù Chrome là lựa chọn của rất nhiều người dùng nhưng hiện nay có rất nhiều trình duyệt với nhiều tính năng hay hơn như Firefox, Opera (cho phép truy cập web qua VPN mà không cần cài đặt thêm ứng dụng), Tor Browser (duyệt web ẩn danh) hay Vivaldi...

Đi kèm với nó là để Gmail được đồng bộ thì bạn phải mở Gmail Offline mọi lúc và điều này có thể khiến tăng nguồn tài nguyên hệ thống lên đôi chút.

Gmail Offline là một phiên bản thu nhỏ của Gmail, do đó nó không thể có toàn bộ các tính năng tiện ích như Gmail được. Kích thước tập tin đính kèm tối đa trên Gmail Ngoại tuyến là 5MB thay vì 25MB như Gmail chuẩn, tuy nhiên bạn có thể đính kèm nhiều tập tin để lên tới 25MB trong 1 email duy nhất. Ngoài ra, các phím tắt trên Gmail không hoạt động trên Gmail Offline.

Vậy nếu bạn đã sẵn sàng để sử dụng Gmail Offine, hãy bắt đầu với những hướng dẫn đầu tiên của chúng tôi. Còn nếu không thì có thể sử dụng 1 ứng dụng đọc mail client như Thunderbird, Mailbird hay eM Client.

Chúc các bạn thành công!