Cách dùng công thức Excel trong Word

Các công thức Excel giúp bạn tự động tính toán dữ liệu trong bảng tính. Thế nhưng, làm thế nào dùng hàm Excel trong Word? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Dù luôn có thể tích hợp dữ liệu Excel vào tài liệu Word, tuy nhiên, điều đó không cần thiết khi bạn chỉ cần một bảng nhỏ. Việc tạo bảng và dùng công thức Excel trong tài liệu Word khá đơn giản. Tuy nhiên, số lượng công thức có thể sử dụng khá hạn chế.

Ví dụ, nếu định chèn dữ liệu bán hàng vào một bảng, bạn có thể thêm một cột doanh số, một cột tổng chi phí và một cột tính lợi nhuận bằng công thức. Bạn cũng có thể tính giá trị trung bình hoặc tối đa cho từng cột.

Cách 1: Dán dữ liệu bảng tính vào Word

Nếu đã có dữ liệu trong bảng tính, bạn chỉ cần sao chép nó vào tài liệu Microsoft Word.

1. Sao chép các ô chứa dữ liệu và mở một tài liệu Word.
2. Từ ribbon phía trên cùng, click mũi tên trong nút Paste và click Paste Special.

3. Bạn sẽ thấy một pop-up cửa sổ mới để chọn dữ liệu muốn dán. Chọn Microsoft Excel Worksheet Object > nhấn OK.

4. Dữ liệu của bạn giờ sẽ hiện trong tài liệu Word. Các ô cũng sẽ chứa công thức.

Nếu muốn chỉnh sửa, bạn có thể click đúp vào nội dung được dán. Tài liệu Word sẽ biến thành Excel. Bạn có thể làm mọi thứ như ở bảng tính bình thường.

Cách 2: Thêm công thức trong một ô bảng của Word

1. Chèn nhanh một bảng vào tài liệu Word và điền dữ liệu vào bảng.

2. Điều hướng tới ô bạn muốn tính toán bằng một công thức. Sau khi đã chọn ô này, chuyển sang tab Layout từ ribbon ở phía trên cùng và chọn Formula từ nhóm Data.

Lưu ý có hai bảng mang tên Layout. Bạn cần chọn một trong số tab hiện ở Table Tools ở ribbon.

3. Khi click Formula, bạn sẽ thấy một pop-up cửa sổ nhỏ.

4. Trường đầu tiên trong box là nơi bạn nhập công thức muốn sử dụng. Ngoài công thức, bạn cũng có thể thực hiện các phép tính số học cơ bản tại đây. Ví dụ, nếu muốn tính lợi nhuận, bạn chỉ cần dùng công thức:

=B2-C2

Tại đây, B2 đại diện cho ô thứ hai trong cột thứ 2, C2 đại diện cho ô thứ hai trong cột thứ ba.

5. Trường thứ hai cho phép bạn thiết lập Number Format. Ví dụ, nếu muốn tính lợi nhập tới hai số thập phân, bạn có thể chọn một định dạng số tương ứng.

6. Trường Paste Function liệt kê các công thức bạn có thể dùng trong Word. Nếu không thể nhớ tên của hàm nào đó, bạn có thể chọn một công thức từ danh sách thả xuống, nó sẽ tự động được thêm vào trường Formula.

7. Khi đã nhập hàm Excel, click OK, bạn sẽ thấy con số được tính trong ô.

Các đối số vị trí

Các đối số vị trí (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) thường làm mọi thứ đơn giản hơn, nhất là khi bạn có bảng dữ liệu tương đối lớn. Ví dụ, nếu có hơn 20 cột trong một bảng, bạn có thể dùng công thức =SUM(ABOVE) thay vì tham chiếu từng ô bên trong dấu ngoặc đơn.

Bạn có thể dùng các đối số vị trí theo hàm sau:

• SUM
• AVERAGE
• MIN
• MAX
• COUNT
• PRODUCT

Ví dụ, chúng ta có thể tính doanh số trung bình của ví dụ trên bằng công thức:

=AVERAGE(ABOVE)

Nếu ô của bạn ở trung tâm của cột, bạn có thể dùng một kết hợp các đối số vị trí. Ví dụ, bạn có thể tính tổng giá trị ở trên và bên dưới một ô cụ thể bằng công thức sau:

=SUM(ABOVE,BELOW)

Nếu muốn tính tổng các giá trị từ cả hai hàng và cột ở một ô trong góc, bạn có thể dùng công thức sau:

=SUM(LEFT,ABOVE)

Mặc dù Microsoft Word chỉ cung cấp một số hàm nhưng chức năng của chúng khá tốt đủ giúp bạn tạo hầu hết các bảng mà không gặp vấn đề gì.

Cập nhật dữ liệu và kết quả

Khác Excel, Microsoft Word không cập nhật các kết quả tính toán tại thời gian thực. Tuy nhiên, nó update kết quả sau khi bạn đóng và mở lại tài liệu. Nếu muốn giữ mọi thứ đơn giản, chỉ cần update dữ liệu, đóng và mở lại tài liệu.

Tuy nhiên, nếu muốn update các kết quả tính từ công thức khi đang xử lý tài liệu, bạn cần chọn kết quả (không chỉ ô), click chuột phải vào chúng và chọn Update Field.

Khi click Update Field, kết quả sẽ được cập nhật tức thì.

Tham chiếu ô

Tên bookmark

Giả sử bạn đặt tên bookmark tính giá trị doanh số trung bình là average_sales. Nếu chưa biết cách đặt tên dấu trang cho ô, chọn ô đó và tới Insert > Bookmark từ ribbon ở phía trên cùng.

Tham chiếu RnCn

Quy ước tham chiếu RnCn cho phép bạn tham chiếu một hàng, cột hoặc một ô cụ thể trong bảng. Rn đề cập đến hàng thứ n, trong khi Cn đề cập đến cột thứ n. Ví dụ: nếu bạn muốn tham chiếu đến cột thứ năm và hàng thứ hai, bạn sẽ sử dụng R2C5.

Tham chiếu A1

Đây là quy ước mà Excel sử dụng. Chữ cái đại diện cho cột, còn số đại diện cho hàng. Ví dụ, A3 tham chiếu tới ô thứ ba trong cột đầu tiên.

Trên đây là tất cả các cách dùng hàm Excel trong Word. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.